Инициативный экспресс-аудит (Кейс №1.1)
Инициативный экспресс-аудит (Кейс №1.1)

Инициативный экспресс-аудит (Кейс №1.1)

Обратился Собственник динамично развивающейся компания с проблемой неэффективной работой финансовой службы.

case-single-ico
Клиент
  • Группа компаний (индустрия рекламы)
  • На рынке более 10 лет
  • Штат более 100 сотрудников

case-single-ico
Проект
  • Инициативный экспресс-аудит
  • Продолжительность - 5 дней

    case-single-ico
    Результат
    • По итогам аудита рекомендовано
    • Автоматизировать бизнес-процессы
    • Перейти на единый программный продукт

      Ситуация

      Обратился Собственник динамично развивающейся компания с проблемой неэффективной работой финансовой службы, а именно, большое количество переработок и несвоевременность подготовки первичных документов для клиентов.

      Специалистами МКР было предложено, для выявления причин, провести инициативный экспресс-аудит деятельности бухгалтерской службы и ее взаимодействие с другими подразделениями компании.

      Основные этапы:

      • проведение анализа    документооборота бухгалтерской службы Заказчика (количество, качество оформления, время обработки документов);   
      • анализ процессов ведения бухгалтерского учета;
      • собеседование с сотрудниками службы по профильной деятельности

        В ходе экспресс-аудита выявлено:

        В период проведения мониторинга был проанализирован фактический   поток первичной документации бухгалтерской службы. Определена потребность в фактических ресурсах на обработку этих данных.  Так же было выявлено, что данный документооборот фиксируется и отображается в следующих не связанных между собой информационных системах компании:

        • «1С» бухгалтерия - для сдачи отчетности в фискальные органы;
        • «ИРИСЗ» -Индивидуально разработанная информационная система Заказчика «производственная и управленческая программа;
        • Excel, Project – учет наличия, движения документов и их ключевых параметров по Клиентам и Поставщикам;
        • Excel «отгрузки и счета фактуры» - для учета и формирования всех первичных форм отгрузочных и расходных документов;
        • Excel файлы учета реестров документов.

          Проблема

          Основной причиной неэффективной работы и существенных потерь являлось:

          • Дублирование функций по вводу данных несколькими специалистами Компании
          • Двойной учет и регистрация документов в различных информационных системах  «ИИС» , Excel  Project , Excel «отгрузки и счета фактуры» и  по итогам периода  информация вносится в «1С» бухгалтерия;
          • Замена приходных комплектов документов от Поставщика, в соответствии с требованиями  по изменению номенклатуры в документах Заказчика (по  требованию Клиента). Замене подлежат около 20-25 % комплектов документов;
          • Перевыставление отгрузочных комплектов документов, после проведения фактической отгрузки. Замена документов  при смене фактического  Грузополучателя на адрес офиса Грузополучателя, изменении количества отгруженной продукции. Все  документы подлежащие замене регистрируются и учитываются в реестрах системы  Excel;
          • Все отгрузочные документы оформляются в системе Excel (в соответствии с индивидуальными требованиями Клиента о порядке заполнения первичных документов).

            По итогу мониторинга службы:

            • Даны   рекомендации по оптимизации организации работы бухгалтерской службы Заказчика:
            • В ходе аудита и по итогам работ оказывалось консультирование Заказчика по улучшению и оптимизации автоматизации ведения бухгалтерского учета на базе действующего программного продукта Заказчика;
            • Разработаны предложения по вопросам оптимизации документооборота в компании;
            • Подготовлены предложения с учетом роста компании по переходу на единый программный продукт соответствующий требованиям производства и бизнес-процессам компании (ERP).

            Решение

            Заказчиком было принято решение об автоматизации бухгалтерского, производственного и управленческого учета на едином информационном продукте с доработкой программного продукта под индивидуальные задачи.

            Заказ на исполнение работ передан в ООО «МКР» (реализация см. Кейс №1.2).

            Оставьте ваши контактные данные

            И мы свяжемся с вами в ближайшее время
            CAPTCHA