Инициативный экспресс-аудит (Кейс №1.1)

Аудит и автоматизация

Обратился Собственник динамично развивающейся компания с проблемой неэффективной работой финансовой службы.

Клиент

Группа компаний (индустрия рекламы)
На рынке более 10 лет
Штат более 100 сотрудников

Проект

Инициативный экспресс-аудит
Продолжительность - 5 дней

Результат

По итогам аудита рекомендовано
Автоматизировать бизнес-процессы
Перейти на единый программный продукт

Ситуация

Обратился Собственник динамично развивающейся компания с проблемой неэффективной работой финансовой службы, а именно, большое количество переработок и несвоевременность подготовки первичных документов для клиентов.

Специалистами МКР было предложено, для выявления причин, провести инициативный экспресс-аудит деятельности бухгалтерской службы и ее взаимодействие с другими подразделениями компании.

Основные этапы:

проведение анализа документооборота бухгалтерской службы Заказчика (количество, качество оформления, время обработки документов);
анализ процессов ведения бухгалтерского учета;
собеседование с сотрудниками службы по профильной деятельности

В ходе экспресс-аудита выявлено:

В период проведения мониторинга был проанализирован фактический поток первичной документации бухгалтерской службы. Определена потребность в фактических ресурсах на обработку этих данных. Так же было выявлено, что данный документооборот фиксируется и отображается в следующих не связанных между собой информационных системах компании:

«1С» бухгалтерия - для сдачи отчетности в фискальные органы;
«ИРИСЗ» -Индивидуально разработанная информационная система Заказчика «производственная и управленческая программа;
Excel, Project – учет наличия, движения документов и их ключевых параметров по Клиентам и Поставщикам;
Excel «отгрузки и счета фактуры» - для учета и формирования всех первичных форм отгрузочных и расходных документов;
Excel файлы учета реестров документов.

Проблема

Основной причиной неэффективной работы и существенных потерь являлось:

Дублирование функций по вводу данных несколькими специалистами Компании
Двойной учет и регистрация документов в различных информационных системах «ИИС» , Excel Project , Excel «отгрузки и счета фактуры» и по итогам периода информация вносится в «1С» бухгалтерия;
Замена приходных комплектов документов от Поставщика, в соответствии с требованиями по изменению номенклатуры в документах Заказчика (по требованию Клиента). Замене подлежат около 20-25 % комплектов документов;
Перевыставление отгрузочных комплектов документов, после проведения фактической отгрузки. Замена документов при смене фактического Грузополучателя на адрес офиса Грузополучателя, изменении количества отгруженной продукции. Все документы подлежащие замене регистрируются и учитываются в реестрах системы Excel;
Все отгрузочные документы оформляются в системе Excel (в соответствии с индивидуальными требованиями Клиента о порядке заполнения первичных документов).

По итогу мониторинга службы:

Даны рекомендации по оптимизации организации работы бухгалтерской службы Заказчика:
В ходе аудита и по итогам работ оказывалось консультирование Заказчика по улучшению и оптимизации автоматизации ведения бухгалтерского учета на базе действующего программного продукта Заказчика;
Разработаны предложения по вопросам оптимизации документооборота в компании;
Подготовлены предложения с учетом роста компании по переходу на единый программный продукт соответствующий требованиям производства и бизнес-процессам компании (ERP).

Решение

Заказчиком было принято решение об автоматизации бухгалтерского, производственного и управленческого учета на едином информационном продукте с доработкой программного продукта под индивидуальные задачи.

Заказ на исполнение работ передан в ООО «МКР» (реализация см. Кейс №1.2).