Автоматизация бухгалтерского, производственного и управленческого учета (Кейс №1.2)

Аудит и автоматизация

Автоматизация бухгалтерского, производственного и управленческого учета на едином информационном продукте с доработкой программного продукта под индивидуальные задачи Заказчика

Клиент

Группа компаний (индустрия рекламы)
На ранке более 10 лет
Штат более 100 сотрудников

Проект

Автоматизация бухгалтерского, производственного и управленческого учета на едином информационном продукте с доработкой программного продукта под индивидуальные задачи Заказчика
Срок реализации -1 год

Результат

Индивидуальный программный продукт, соответствующий задачам бизнеса
Повышение эффективности и производительности служб компании
Оптимизация численности персонала
Доступная система контроля финансовых показателей

Ситуация:

Руководствуясь рекомендациями, полученными по итогам проведения Экспресс-аудита (Кейс №1.1), Собственником группы компаний было принято решение об автоматизации бухгалтерского, производственного и управленческого учета на едином информационном продукте с доработкой программного продукта под индивидуальные задачи группы компаний.

Проблема:

Основной причиной неэффективной работы и существенных потерь являлось:

Дублирование функций по вводу данных несколькими специалистами Компании
Двойной учет и регистрация документов в различных информационных системах
Замена приходных комплектов документов от Поставщика
Перевыставление отгрузочных комплектов документов, после проведения фактической отгрузки.
Все отгрузочные документы оформляются в системе Excel (в соответствии с индивидуальными требованиями Клиента о порядке заполнения первичных документов).

Решение:

Основные этапы работ:

1. Подготовка к автоматизации:

Проведение сессии с целью изучения бизнес-процессов компании
Разработка организационной структуры и регламентов (взаимодействия служб/отделов, центров ответственности и т.д.) предприятия
адаптация программного продукта (ERP) под индивидуальные задачи заказчика
разработка индивидуального блока для ведения документооборота с целью повышения эффективности работы финансовой службы.

2. Внедрение информационной системы (ERP) и результат.

Полностью оптимизировать бизнес-процессы предприятия;
Грамотно выстроить организационную структуру предприятия, с учетом объемов и специфики выполняемых работ подразделениями и службами;
Выстроить систему учёта затрат в соответствии с бизнес-процессами предприятия, которая позволяет связать деятельность каждого подразделения с ответственностью конкретных лиц, оценить результаты каждого подразделения и определить их вклад в общие результаты деятельности предприятия.
Выстроить систему контроля издержек производства;
Повысить эффективное взаимодействие между подразделениями и службами предприятия;

Результат:

В результате проведенной работы Заказчик получил индивидуальный программный продукт, соответствующий задачам бизнеса, внедрение которого позволило:

существенно повысить эффективность работы финансовой службы (40% рабочего времени)
уйти от двойного учета (применение нескольких программных продуктов)
исключить дублирующие функции специалистов Компании